Contribuția proprie și cash-flow-ul: de câți bani ai nevoie de fapt

„90% nerambursabil” sună ca și cum ai avea nevoie doar de restul de 10%. În realitate, banii europeni vin de cele mai multe ori după ce ai plătit facturile. Diferența dintre contribuția proprie și suma de care ai nevoie la un moment dat poate fi de câteva ori mai mare. Aici se blochează multe proiecte bune, după ce au fost aprobate.

01Trei sume care nu sunt același lucru

• Contribuția proprie e partea din cheltuielile eligibile pe care nu o finanțează programul. La un proiect finanțat 90%, e 10% din cheltuielile eligibile. Dacă ajutorul atinge plafonul programului, contribuția ta crește.
• Cheltuielile neeligibile sunt tot ce plătești în proiect, dar programul nu acceptă: de exemplu taxe, montaj, transport sau punere în funcțiune, dacă ghidul le exclude. Le acoperi integral.
• TVA-ul se tratează diferit în funcție de statutul firmei (vezi mai jos).

Acestea trei dau banii pe care îi pui definitiv. Mai e însă o a patra sumă, cea mai importantă pentru planificare: banii de care ai nevoie la vârf, adică suma maximă plătită furnizorilor și încă nerecuperată, într-o anumită lună.

02TVA: cine o recuperează și cine o plătește

Din 1 august 2025, cota standard de TVA în România e de 21%. În proiectele finanțate din fonduri europene 2021–2027, TVA-ul e cheltuială eligibilă doar dacă este nedeductibilă și ține de cheltuieli eligibile.

• Firmă plătitoare de TVA: TVA-ul e deductibil, deci nu e eligibil. Îl plătești furnizorilor odată cu facturile și îl recuperezi prin decontul de TVA. Nu îl pierzi, dar îți blochează bani o perioadă.
• Firmă neplătitoare de TVA: TVA-ul nu se poate recupera. Dacă ghidul îl acceptă, intră la cheltuieli eligibile și e finanțat în aceeași proporție. La Start-Up Nation 2026, de exemplu, TVA-ul nedeductibil e cheltuială eligibilă pentru firmele neplătitoare.

03Cum vin banii: rambursare, cerere de plată, avans

Mecanismele sunt stabilite prin OUG nr. 133/2021 și detaliate în ghidul și contractul fiecărui program. Exemplele de mai jos sunt din prezentarea Regio Nord-Vest pentru beneficiari, din martie 2026.

Rambursarea

Plătești integral facturile, apoi depui cererea de rambursare. După verificare, primești partea finanțată. Între plată și rambursare pot trece săptămâni sau luni, în funcție de verificări și de clarificări.

Cererea de plată

Depui facturile înainte să le plătești. Autoritatea virează partea ei, iar tu plătești furnizorul, cu partea ta, în cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea banilor. Apoi depui cererea de rambursare aferentă, în 10 zile lucrătoare. E mecanismul care îți reduce cel mai mult nevoia de bani, dar are termene stricte.

Prefinanțarea (avansul)

Primești o parte din ajutor înainte să cheltui. În exemplul Regio Nord-Vest, pentru proiectele cu ajutor de stat sau de minimis, avansul vine în tranșe de cel mult 40% din ajutor, pe baza unei garanții de la o bancă, o instituție financiară nebancară sau un asigurător. Îl justifici în 90 de zile, printr-o cerere de rambursare de cel puțin 50% din sumă.

Fiecare program are regulile lui. La Start-Up Nation 2026 poți primi un avans de cel mult 50% din ajutor, prin banca parteneră. Dacă nu iei credit, trebuie să depui diferența până la valoarea totală eligibilă înainte de prima plată.

04Un exemplu calculat

Contribuția proprie e de 20.000 €, dar cu mecanismul de rambursare firma are nevoie, la un moment dat, de aproximativ 81.000 €, de patru ori mai mult. Cu cererea de plată, vârful scade la circa 25.000 €. Calculul e simplificat: presupune cheltuieli egale în fiecare lună. Poți face același calcul pentru proiectul tău în calculator.

05Cum acoperi vârful

• Un credit-punte sau un credit pentru cofinanțare. Multe bănci au produse dedicate proiectelor cu fonduri europene. La Start-Up Nation, creditul se ia de la băncile partenere ale programului.
• Cererea de plată, acolo unde ghidul o permite. Îți scade mult nevoia de bani, dacă poți respecta termenele.
• Cereri de rambursare mai dese. Cu cât depui mai des, cu atât banii stau blocați mai puțin.
• Ordinea achizițiilor. Planifică-le așa încât facturile mari să nu cadă toate în aceeași lună.
• Termene de plată cu furnizorii, acolo unde ghidul și contractul permit.

Toate acestea se decid înainte de depunere, nu după semnarea contractului. Un buget bun include și planul de cash-flow.